Ausgaben tätigen

Wir handeln hier nach common sense. Das bedeutet, man überlegt sich vorher ob man wirklich Vereinsgeld ausgeben soll und spricht mit anderen vorher darüber.

  • Drucksachen
    • Flyer
    • Aufkleber
    • sonstige Propaganda
  • Werkzeug
    • defekte Zangen / Schraubendreher ersetzen
    • neues Werkzeug anschaffen
  • Verbrauchs Krams
    • Lötzinn
    • 3d Drucker Filament
    • Folien
    • Ätzmittel/Entwickler
    • Schrauben
  1. Ist die Ausgabe wirklich dem CTDO zuzuordnen?
  2. Punkt auf die Liste für nächsten TT setzen oder via Email an chaos@ ankündigen und feedback einfordern.
  3. Abwarten was beim TT beschlossen wird oder an Feedback via chaos@ ML ankam.
  4. Bei Warenwert unter 150 € genügt ein Kassenbon, bei Warenwert über 150 € nur mit Rechnung wobei der CTDO als Rechnungsempfänger angegeben sein muss. Siehe ordentliche Rechnung.
  5. Bei Online-Bestellungen nur mit CTDO Accounts bestellen zwecks Rechnungsstellung und als Zahlungsweise Vorkasse wählen
  6. Bestellbestätigung an kasse@ctdo.de weiterleiten zwecks Überweisung des Kassenwart vom Vereinskonto an den Online-Shop
  7. Sicherstellen das jemand die Bestellung auch entgegen nimmt!
  8. Nicht vergessen die Papierrechnungen und/oder Kassenbons abscannen in die Cloud (→verein→posteingang_scan) und anschließend das Original ins Postfach (Schlitz in Raum 3)

Diese Ausnahmen sind quasi dauer-„Abgesprochen“ und können direkt gekauft werden, ohne vorher fragen zu müssen:

  • Schokoriegel aus der Metro sobald leer (Nur mit Metrokarte vom Treff zwecks Rechnungsempfänger) (Siehe Knabberkram)
  • Reinigungsmaterial (Kassenbon genügt bei unter 150 € Warenwert)
    • Müllbeutel
    • Reinigungsmittel
    • Spüli
    • Seife
    • Papiertücher …

Das Geld dafür kann man sich aus der Raumkasse nehmen. Beleg muss zwangsweise in den Posteingang gelegt werden und bitte drauf schreiben wann ihr euch das Geld aus der Kasse genommen habt. Das Geld muss von der bezahlenden Person ausgelegt und anschließend durch Vorlage der Rechnung (CTDO als Rechnungsanschrift) / Beleg (falls Wert < 150€) an kasse@ zurückerstattet werden. Bei Kleinbeträgen (spontane Nachkäufe von Pizzazutaten etc.) ist es sinnvoll, die Belege zu sammeln und spätestens in dem Geschäftsjahr vorzulegen um sich das Geld überweisen zu lassen. Es dürfen keine Einkäufe mit Bargeld aus dem Treff gemacht werden!

Wenn man etwas mit Wert über 150€ kaufen will: Es ist keine Lösung den Betrag auf mehrere Quittungen/Einkäufe zu verteilen. Steuerprüfer sind auch nicht von Vorgestern.

Beispiele:

  1. drei Tablets kaufen, drei mal einzeln 80€, gesamt aber über 150€. Geht nicht weil das als eine einzelne Investition abgesegnet/geplant/besprochen war.
  2. Ikea Einkauf: Schränke in Summe über 150€ aufteilen auf zwei Belege: Geht nicht weil das auch eine einzelne Investition wäre. Auch so kluge Ideen wie über mehrere Tage verteilen oder in verschiedenen Märkten. Bitte nicht so Spässe machen. Holt euch nen anständigen Beleg.

Wir machen generell keine Lastschrift von unserem Vereinskonto. Wir können kein Paypal-Konto für den Verein anlegen da dies mit der Lastschrift-Bedingung nicht übereinkommt.

Vorkassenproblematik

Oft ist eine Zahlung per Vorkasse nicht möglich. In diesem Fall muss jemand anderes das bezahlen (z.B. via Paypal). Dann brauchen wir so oder so eine Rechnung als Beleg und erstellen zusätzlich noch einen Eigenbeleg. Bitte das Prozedere mit Email an kasse@ für die Erstattung machen.

ordentliche Rechnung

Eine ordentliche Rechnung muss folgendes enthalten:

  1. den Namen + Adresse des Vereins
  2. den Namen + Adresse des Verkäufers
  3. Umsatzsteuer ID und/oder Steuernummer des VK
  4. Datum der Rechnung und Leistungsdatum (oder hinweise L.-Datum = Rg.Datum)
  5. Menge und Art der Waren/Dienstleistung mit Einzelpreisen
  6. Gesamtpreis