Anleitung Posteingang
Die Post in unserem Briefkasten sollte regelmäßig bearbeitet werden. Alle Chaoten/innen sind dazu aufgefordert, sich mit dem Briefkastenschlüssel aus dem Schlüsselkasten bewaffnet, noch mal runter ins Treppenhaus zu gehen und den Briefkasten zu leeren.
Posteingang bearbeiten
- Briefe öffnen
- Ist es Werbung? (Make/Zeitungen usw?)
- Ja: nicht einscannen und nur auf den Tisch in Raum 3 legen
- Nein: einscannen
- Einscannen
- am Drucker: SCAN → Shared Folder → Select Profile → verein_post
- PDF Datei landet kurz darauf (+/- 1 Minute) in der cloud unter „verein/posteingang_scan“
- Umbenennen
- $JAHR-$MONAT-$TAG_$kurzbeschreibung.pdf
- Melden!
- mail an chaos@lists.ctdo.de mit Hinweis auf Posteingang
- Ist der Brief an eine Person Adressiert (z.B. „Chaostreff Dortmund e.V.\n z.Hd. Lucas Pless\n …) dann Email/Hinweis direkt an die Person
gescannte Dokumente bearbeiten
Wenn der Posteingang gescannt in der Chaoscloud liegt, müssen diese evtl noch bearbeitet werden. Wer nun was bearbeitet hängt vom Dokument ab.
- Verträge: Vorstand+derjenige der es initiiert hat
- Rechnungen: Kassenwart
- Finanzamt: Kassenwart
- Dazu folgende Hierachie von Verzeichnissen [DRAFT (Tidirium)]
- /verein/YYYY/Info-Ankuendigung-Sonstiges [Infopost, Preiserhöhung, Tarifänderung]
- /verein/YYYY/Kasse [Barkasse, Quittungen]
- /verein/YYYY/Korrespondenz [Schriftverkehr Verein mit jur.Personen]
- /verein/YYYY/Lieferschein
- /verein/YYYY/Posteingang [alles was noch nicht sortiert ist]
- /verein/YYYY/Rechnungen-Ausgang [vom ctdo geschriebene Rechnungen]
- /verein/YYYY/Rechnungen-Eingang [Rechnungen von Anderen]
- /verein/YYYY/Versammlung [Protokolle, Einladungen]
- … (hier weitere Sachen einfügen bitte)
Wenn ein Dokument bearbeitet wurde, z.B:
- Vertrag unterschrieben + Verschickt
- Rechnung erfasst und bezahlt
dann muss die PDF Datei aus dem “/verein/posteingan_scan„ Ordner in den entsprechenden Jahresordner (z.B. “/verein/2017/„) verschoben werden.
Wenn das Dokument persönliche Daten (wie Name+Anschrift) enthält, muss es nach “/verein-vorstand-only-datenschutzwegen/$jahr„ verschoben werden.
Das macht dann auch jemand[sig][TM] vom Vorstand.