Anleitung Posteingang

Die Post in unserem Briefkasten sollte regelmäßig bearbeitet werden. Alle Chaoten/innen sind dazu aufgefordert, sich mit dem Briefkastenschlüssel aus dem Schlüsselkasten bewaffnet, noch mal runter ins Treppenhaus zu gehen und den Briefkasten zu leeren.

1. Briefe öffnen
   1. Ist es Werbung? (Make/Zeitungen usw?)
      1. Ja: nicht einscannen und nur auf den Tisch in Raum 3 legen
      2. Nein: einscannen
2. Einscannen
   1. am Drucker: SCAN → Shared Folder → Select Profile → verein_post
   2. PDF Datei landet kurz darauf (+/- 1 Minute) in der cloud unter „verein/posteingang_scan“
3. Umbenennen
   1. $JAHR-$MONAT-$TAG_$kurzbeschreibung.pdf
4. Melden!
   1. mail an chaos@lists.ctdo.de mit Hinweis auf Posteingang
   2. Ist der Brief an eine Person Adressiert (z.B. „Chaostreff Dortmund e.V.\n z.Hd. Lucas Pless\n …) dann Email/Hinweis direkt an die Person

Wenn der Posteingang gescannt in der Chaoscloud liegt, müssen diese evtl noch bearbeitet werden. Wer nun was bearbeitet hängt vom Dokument ab.

• Verträge: Vorstand+derjenige der es initiiert hat
• Rechnungen: Kassenwart
• Finanzamt: Kassenwart
• Dazu folgende Hierachie von Verzeichnissen [DRAFT (Tidirium)]
  • /verein/YYYY/Info-Ankuendigung-Sonstiges [Infopost, Preiserhöhung, Tarifänderung]
  • /verein/YYYY/Kasse [Barkasse, Quittungen]
  • /verein/YYYY/Korrespondenz [Schriftverkehr Verein mit jur.Personen]
  • /verein/YYYY/Lieferschein
  • /verein/YYYY/Posteingang [alles was noch nicht sortiert ist]
  • /verein/YYYY/Rechnungen-Ausgang [vom ctdo geschriebene Rechnungen]
  • /verein/YYYY/Rechnungen-Eingang [Rechnungen von Anderen]
  • /verein/YYYY/Versammlung [Protokolle, Einladungen]
• … (hier weitere Sachen einfügen bitte)

Wenn ein Dokument bearbeitet wurde, z.B:

• Vertrag unterschrieben + Verschickt
• Rechnung erfasst und bezahlt

dann muss die PDF Datei aus dem “/verein/posteingan_scan„ Ordner in den entsprechenden Jahresordner (z.B. “/verein/2017/„) verschoben werden.
Wenn das Dokument persönliche Daten (wie Name+Anschrift) enthält, muss es nach “/verein-vorstand-only-datenschutzwegen/$jahr„ verschoben werden.
Das macht dann auch jemand[sig][TM] vom Vorstand.